วิธีจัดการกับการขาดแคลนและความเสียหายจากการขนส่งในการจัดส่งผลิตภัณฑ์สัตว์เลี้ยงขายส่ง

 

 

กระทบยอดการจัดส่งกับใบสั่งซื้อ

เริ่มต้นด้วยการเปรียบเทียบการจัดส่งที่จัดส่งกับเอกสารเชิงพาณิชย์ อย่าคิดว่าการนับกล่องเพียงอย่างเดียวจะยืนยันว่าคำสั่งซื้อเสร็จสมบูรณ์หรือไม่

ตรวจสอบบันทึกต่อไปนี้:

ใบสั่งซื้อ: ยืนยันปริมาณที่ตกลงกันสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ สี ขนาด และ SKU

รายการบรรจุภัณฑ์: ตรวจสอบปริมาณที่ประกาศสำหรับกล่องแต่ละกล่องและรูปแบบผลิตภัณฑ์

ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์: ตรวจสอบปริมาณในใบกำกับสินค้าและคำอธิบายผลิตภัณฑ์

เอกสารการขนส่ง: ยืนยันจำนวนพัสดุที่บันทึกไว้สำหรับการจัดส่ง

ตัวอย่างเช่น ผู้ซื้ออาจสั่งซื้อสายจูงสุนัขจำนวน 2,000 เส้นสำหรับสี่สี การจัดส่งอาจมีจำนวนกล่องตามที่คาดไว้แต่ยังคงมีหน่วยสีเดียวน้อยกว่าที่สั่ง

บันทึกความคลาดเคลื่อนในระดับ SKU แทนที่จะรายงานเฉพาะการขาดแคลนทั้งหมด ช่วยให้ระบุได้ง่ายขึ้นว่าผลิตภัณฑ์ใดได้รับผลกระทบ และความแตกต่างเกี่ยวข้องกับกล่องเฉพาะ รูปแบบผลิตภัณฑ์ หรือการจัดส่งทั้งหมดหรือไม่

 

พิจารณาว่าฝ่ายใดอาจต้องรับผิดชอบ

ความคลาดเคลื่อนไม่ได้กำหนดโดยอัตโนมัติว่าผู้ผลิตจัดส่งในปริมาณที่ไม่ถูกต้อง สาเหตุอาจเกี่ยวข้องกับการบรรจุ การจัดการคลังสินค้า การขนส่ง การตรวจสอบทางศุลกากร หรือการดำเนินการรับสินค้า

ตรวจสอบหลักฐานที่มีอยู่ก่อนมอบหมายความรับผิดชอบ

ความคลาดเคลื่อนในการบรรจุที่เป็นไปได้อาจต้องมีการตรวจสอบบันทึกการบรรจุ ปริมาณกล่อง และเอกสารการจัดส่งของซัพพลายเออร์

การเรียกร้องความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการขนส่งอาจกำหนดให้ผู้ซื้อติดต่อกับผู้ขนส่ง ผู้ส่งสินค้า หรือบริษัทประกันสินค้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดการขนส่งและข้อกำหนดที่บังคับใช้

ความคลาดเคลื่อนของคลังสินค้าที่เป็นไปได้อาจต้องมีการตรวจสอบบันทึกการขนถ่าย จำนวนกล่องเมื่อมาถึง และขั้นตอนการรับภายใน

กฎ Incoterms ที่ตกลงกัน สัญญาการขนส่ง ความคุ้มครองประกันภัย และกำหนดเวลาการเรียกร้องที่เกี่ยวข้องอาจส่งผลต่อผู้ที่แบกรับความเสี่ยงเฉพาะและฝ่ายใดที่ต้องดำเนินการ ผู้ซื้อควรตรวจสอบสัญญาจริง แทนที่จะคิดว่าซัพพลายเออร์หรือผู้ขนส่งรับผิดชอบโดยอัตโนมัติ

เมื่อความรับผิดชอบยังไม่ชัดเจนให้เก็บหลักฐานและแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบทันที

ส่งการเรียกร้องที่สามารถตรวจสอบได้

การกล่าวอ้างที่เป็นประโยชน์ควรอธิบายความคลาดเคลื่อนในลักษณะที่บุคคลอื่นสามารถตรวจสอบได้โดยไม่ต้องขอข้อมูลพื้นฐานซ้ำๆ

รวม:

หมายเลขใบสั่งซื้อและการอ้างอิงการจัดส่ง

ชื่อผลิตภัณฑ์ SKU สี และขนาดที่เกี่ยวข้อง

ปริมาณที่สั่ง ปริมาณที่จัดส่ง และปริมาณที่ได้รับ

จำนวนหน่วยที่สูญหายหรือเสียหาย

หมายเลขกล่องและรูปถ่ายที่เกี่ยวข้อง

สำเนารายการบรรจุภัณฑ์และเอกสารประกอบอื่นๆ

ความละเอียดที่เสนอและวันที่ที่ต้องการคำตอบ

หลีกเลี่ยงการส่งเฉพาะข้อความ เช่น "สินค้าบางรายการหายไป" หรือ "กล่องมาถึงเสียหาย" คำอธิบายเหล่านี้ไม่ได้ระบุรายการที่ได้รับผลกระทบหรือกำหนดระดับของปัญหา

รายงานที่กระชับและอิงหลักฐานช่วยให้ซัพพลายเออร์และฝ่ายโลจิสติกส์สามารถตรวจสอบข้อเท็จจริงเดียวกันได้

เห็นด้วยกับมติในทางปฏิบัติ

การเยียวยาที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสาเหตุ สัญญา มูลค่าของสินค้าที่ได้รับผลกระทบ และความต้องการทางธุรกิจในทันทีของผู้ซื้อ

การเตรียมการที่เป็นไปได้ ได้แก่:

การเปลี่ยนหน่วยที่สูญหายหรือเสียหายที่ได้รับการตรวจสอบแล้ว

เครดิตสำหรับใบสั่งซื้อในอนาคต

การคืนเงินหรือการปรับปรุงทางการเงินอื่น ๆ ตามที่ตกลงกัน

การเรียกร้องอย่างเป็นทางการผ่านผู้ให้บริการขนส่งหรือบริษัทประกันภัยที่รับผิดชอบ

ก่อนที่จะตกลงในการเยียวยา ให้ยืนยันปริมาณที่ครอบคลุม มูลค่าทางการเงิน ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าขนส่งเพิ่มเติม และวันที่คาดว่าจะแล้วเสร็จ

หากจำเป็นต้องใช้ผลิตภัณฑ์ทดแทน ให้ระบุว่าต้องมาถึงแยกกันหรือสามารถรวมไว้ในการจัดส่งตามกำหนดครั้งถัดไปได้ เครดิตการสั่งซื้อในอนาคตอาจลดงานธุรการ แต่อาจไม่ช่วยแก้ปัญหาการขาดแคลนสต็อกอย่างเร่งด่วน

สำหรับโปรแกรมการค้าส่งที่เกิดซ้ำ ให้จัดทำเอกสารความละเอียดที่ตกลงไว้กับใบสั่งซื้อเดิม ซึ่งจะสร้างบันทึกที่ชัดเจนสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ การกระทบยอดสินค้าคงคลัง และใบสั่งที่ตามมา

ปิดการอ้างสิทธิ์หลังจากการจับคู่บันทึกเท่านั้น

การเรียกร้องไม่ควรได้รับการพิจารณาให้ได้รับการแก้ไขเพียงเพราะทั้งสองฝ่ายได้แลกเปลี่ยนอีเมลกัน

ยืนยันว่าการจัดส่งทดแทนมาถึงแล้ว เครดิตปรากฏในบัญชีแล้ว หรือได้รับเงินคืนตามที่ตกลงไว้แล้ว ปรับปรุงระบบสินค้าคงคลังและเก็บเอกสารประกอบขั้นสุดท้าย

สำหรับการซื้อซ้ำ ให้บันทึกความคลาดเคลื่อนที่เกิดซ้ำตามการจัดส่งและ SKU ของผลิตภัณฑ์ เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเดี่ยวๆ หลายๆ เหตุการณ์อาจเผยให้เห็นรูปแบบที่ควรค่าแก่การตรวจสอบ แต่ข้อสรุปควรอยู่บนพื้นฐานของหลักฐานที่บันทึกไว้ ไม่ใช่การส่งมอบที่เสียหายเพียงครั้งเดียว

กระบวนการรับและเคลมที่สอดคล้องกันช่วยให้ผู้นำเข้าปกป้องบันทึกสินค้าคงคลัง ควบคุมการสูญเสียที่หลีกเลี่ยงได้ และรักษาการสื่อสารที่ชัดเจนยิ่งขึ้นตลอดทั้งห่วงโซ่อุปทาน

คำถามที่พบบ่อย

 

 

ทำงานร่วมกับซัพพลายเออร์ที่รองรับบันทึกคำสั่งซื้อที่ชัดเจน

สำหรับผู้นำเข้าและผู้ซื้อขายส่งที่จัดหาปลอกคอ สายจูง สายรัด และผลิตภัณฑ์สายรัดเคลือบ PVC/TPU แบบกำหนดเอง ข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ที่ชัดเจน บันทึกระดับกล่อง และปริมาณการจัดส่งที่จัดทำเป็นเอกสาร ช่วยให้การกระทบยอดคำสั่งซื้อตรงไปตรงมามากขึ้น

GH Material จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำหรับสัตว์เลี้ยงและสายรัดเคลือบสำหรับผู้ซื้อ B2B ในต่างประเทศ เมื่อพูดถึงคำสั่งซื้อขายส่งหรือแบบกำหนดเอง ผู้ซื้อสามารถยืนยันข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ข้อกำหนดในการบรรจุ และเอกสารการจัดส่งก่อนการผลิตและการจัดส่ง

ติดต่อ GH Material เพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกำหนดผลิตภัณฑ์สัตว์เลี้ยงขายส่งของคุณ